株式会社エイチピーデイコーポレーションおよびグループ各社※1(以下「当社」)は、当社グループ施設※2の運営に伴い、お客様、お取引先、採用応募者(インターシップ応募者を含む)、従業員および役員ほか当社構成員(以下、総称して「お客様等」)の個人に関する情報(個人情報の保護に関する法律第2条規定する個人情報/以下「個人情報」)の重要性と企業の社会的責任を認識し、個人情報保護に関する法令およびガイドライン等を遵守し、適切に取り扱います。
※1：グループ各社とは、株式会社エイチオーエス、株式会社つるやホテル、株式会社オキナワマリンリサーチセンターをいいます。
※2：当社グループ施設とは、ルネッサンス リゾート オキナワ、ココ ガーデンリゾート オキナワ、アオアヲ ナルト リゾート、吉祥CAREN、つるや吉祥亭、吉祥やまなか、かがり吉祥亭をいいます。

1.取得する個人情報の種類

当社が取得し保有する個人情報には、以下のものが含まれます。

• (1)お客様からお預かりする個人情報
  • ①基本情報(氏名、住所、性別、生年月日、国籍、電子メールアドレス、電話番号、バスポート番号等)
  • ②関連情報(記念日、嗜好、アレルギー等)
  • ③支払情報(クレジットカード番号、銀行口座番号等)
  • ④施設サービス利用状況(宿泊、アクティビティ、商品購入履歴等)
  • ⑤連絡内容(電子メール、ウェブサイトのフォーム入力内容、手紙等)
  • ⑥当社のサービス提供に関連してお客様等から直接または間接に提供された情報
• (2)お取引先に関する個人情報
  • ①ご担当者氏名、携帯番号、役職等
  • ②その他業務遂行上必要性があったため取得した情報
• (3)採用/求人に関する個人情報
  • ①応募書類に記載されている内容
  • ②採用選考および入社手続のために行われる面接、電話、電子メール等の内容
• (4)従業員および役員ほか当社構成員に関する個人情報
  • ①前掲(3)の情報に加え、給与振込の為の銀行口座、健康情報等、就労/雇用に関する法令および社内規定に従い、必要な情報
• (5)当社ウェブサイトの閲覧により自動的に取得される情報
  • ①端末情報、ログ情報、クッキー、匿名ＩＤ、位置情報、ＩＰアドレス等
• (6)セキュリティシステムを使用して自動的に取得される情報
  • ①防犯カメラの映像、カードキー使用履歴等

2.個人情報を取得する目的について

当社は、以下の目的の範囲内で、個人情報を取得し使用いたします。また目的の範囲を超える場合、法定の例外を除き、予めご本人にその旨の同意を得た上で処理を行います。

• (1)お客様の個人情報
  • ①お客様にサービスおよび商品を提供するため
  • ②お客様に予約確認や問い合わせ対応等を行うため
  • ③旅行手配における関係先(旅行代理店等)または外部業者(クレジットカード会社、航空会社等)に対して、契約上の義務を遂行するため
  • ④当社商品やイベント等に関する案内状や電子メール配信のため
  • ⑤懸賞やキャンペーン等の実施、サービス向上を目的としたアンケート送付のため
  • ⑥当社会員組織における会員情報の管理および会員に対して行うサービス提供のため
  • ⑦インターネット広告配信事業者を利用した行動ターゲティング広告の配信を行うため
  • ⑧商品サービスの向上、改善、開発を目的として、利用状況の把握/行動分析を行うため
  • ⑨法的義務および法令または行政当局の通達・指導などに基づく対応のため
  • ⑩緊急事態や事故、災害等の対応のため
  • ⑪上記目的に関連する業務のため
  • ⑫その他、個人情報取得時に別途明示した目的のため
• (2)お取引先の個人情報
  • ①当社事業に関連するサービスや商品提供を目的とした、お取引先との契約の締結、履行、委託およびその他必要な業務の遂行のため
  • ②その他、個人情報取得時に別途明示した目的のため
• (3)採用応募者の個人情報
  • ①採用選考および入社手続きに関する契約の履行、その他必要な業務遂行のため
  • ②問い合わせ・資料請求などに関する対応のため
  • ③その他、個人情報取得時に別途明示した目的のため
• (4)従業員および役員ほか当社構成員の個人情報
  • ①給与の計算・支払および関連する業務のため
  • ②当社構成員に対する安全、人事、労務、福利厚生管理およびそれに関連する業務のため
  • ③その他、個人情報取得時に別途明示した目的のため

3.個人情報を取得する方法について

当社は、以下の方法により個人情報を取得します。お客様等は、個人情報の提供について選択する権利を常に有します。ただし、お客様等が名前の提示をしないなど個人情報の提供を拒否した場合は、一部サービスを利用できなくなることがあります。

• (1)お客様等から直接の取得
  • 当社グループ施設の予約もしくは利用、当社グループ施設のウェブサイトにおけるアカウントの作成、アンケートへの回答、抽選もしくは懸賞への参加、当社グループ施設が提供するサービスの申し込みまたは利用、採用や業務上のやり取り等において、電話、書面、名刺、口頭、ウェブサイト、アプリなどを通じて、個人情報を取得する場合があります。
• (2)お客様等の機器および当社グループ施設のネットワークからの取得
  • お客様等が当社グループ施設のウェブサイトまたはその他のコンテンツを利用する際に、クッキーおよび関連技術を使用してお客様等の機器全体から個人情報を自動的に取得する場合があります。
• (3)お客様等から正当な権限を授受された企業からの取得
  • 当社グループ施設を利用するため、お客様等が契約を行い、当社グループ施設が選定した以下のような企業から個人情報を取得する場合があります。
    例)お客様等が利用する旅行業者や移動手段として使用する航空会社
    お客様等が支払に利用するカード会社 など
• (4)公表情報からの取得
  • 新聞、インターネット(SNS含む)、電話帳、刊行物およびその他書物等から、個人情報を取得する場合があります。
• (5)上記以外から、お客様等の個人情報をご提供いただく場合には、その目的および内容を明確に案内した上で、必要最小限の取得といたします。

4.安全管理について

当社では、個人情報の取扱いにあたり、個人情報保護法および関連する法令で定める基準等を遵守し、以下の対策を講じます。

• 漏洩、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん等防止に関する必要な予防措置と安全対策
• 情報管理システムの定期的な改修
• 安全な組織体制の整備
• 個人情報の取り扱いに関する社内規定および具体的なルールの策定、継続的な見直しと改善
• 定期的な教育訓練による内容の周知徹底
• 個人情報を取り扱う機器や設備に対しての物理的な安全措置
• 個人情報の委託先に対する適切な監督(契約書に安全管理について明記する等)
• ※SSL：当社ウェブサイトは、暗号化技術のSSL(Secure Sockets Layer)を導入しています。お客様等が送信される個人情報やクレジットカード番号は、SSLによって自動的に暗号化され、仮に通信中に第三者の目に触れることがあった場合でも内容を読み取ることができないようになっています。ただし、これにより完全なセキュリティ環境を保証するものではありません。

5.第三者提供および開示について

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客様等の個人情報を第三者へ開示または提供いたしません。

• ご本人の同意がある場合
• 当社が明示した利用目的の為に当社グループ施設と共同利用する場合
• お客様等にサービスを提供するため、明示した利用目的の範囲で委託先に提供する場合
• 利用動向や提供するサービス向上を目的とする調査分析のために、個人を特定できない統計情報の形式で第三者に提供する場合
• 法令等にもとづき提供を要請された場合
• 人の生命、身体、精神、財産、公衆衛生等の保護のため緊急に必要な場合であり、お客様等の同意を得ることが困難な場合
• 国または地方公共団体またはその委託を受けた者が公的な事務を実施する上で協力する必要がある場合で、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障をきたすおそれがある場合
• ご本人から明示的に第三者への開示または提供を求められた場合
• 合併等による事業の継承に伴い、個人情報管理権が移転した場合

6.共同利用について

当社は、お客様等の個人情報を、必要な保護措置を講じた上で、次のとおり共同利用いたします。

• (1) 共同利用の範囲
  • 当社グループ施設
• (2) 共同利用の目的
  • 「2.取得する目的」に規定する目的
• (3) 共同利用する情報
  • 「1.取得する個人情報の種類」に規定する情報
• (4) 共同利用の管理責任者
  • 株式会社エイチピーデイコーポレーション

7.保持期間について

当社は、お客様等から取得した個人情報を、当ポリシーに記載されている利用目的に必要である限り保持します。具体的な保持期間は、個人情報の取得・処理目的、個人情報の性質、法律上または業務上の必要性を考慮して決定します。また、保持期間経過後の個人情報については、安全な方法で消去または匿名化の措置を取ります。

8. クッキーの使用について

クッキーとは、当社ウェブサイトへのアクセス情報を、お客様等のコンピューターまたはモバイル端末内に記憶させておく技術のことです。
当社ウェブサイトでは、閲覧や利用状況の分析およびお客様等に適切な情報を提供するため、クッキーを利用しています。お客様等が希望される場合、ご自身でブラウザのクッキーに関する機能を停止または無効にすることができますが、当社ウェブサイトのサービスの一部が正常に機能しないことがあります。
設定方法については、各ブラウザの提供元に問い合わせしていただくか、クッキーポリシーをご確認下さい。

9. 個人情報の開示・訂正・利用停止等の手続きについて

個人情報のご本人またはその代理人様から、当社が保有する個人情報について、開示、利用目的の通知、内容の訂正・追加・消去(一部)、利用停止または消去(全体)、第三者提供の記録の開示・停止の請求(以下総称して「開示等の請求」)を行う際は、所定の必要書類を書面の送付(書留郵送)にて下記の窓口にご提出いただければ、合理的な期間かつ必要な範囲で速やかに対応いたします(請求内容により、実費相当の手数料を徴収)。
ただし、法令に違反する場合、ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、該当する個人情報が存在しない場合、請求者ご本人の確認ができない場合、請求者が所定の手数料を支払わない場合など、これらの請求をお断りすることもございます。

• (1)書類郵送先(窓口)

  • 住所：〒904-0416　
    沖縄県国頭郡恩納村山田3425-2
    　　　株式会社エイチピーデイコーポレーション
    　　　ルネッサンス リゾート オキナワ　経理宛
    ※質問等連絡先：
    Eメール：privacy@hpd-c.co.jp　
    電話番号：098-965-0707

• (2) 必要書類
  ■本人が請求する場合
  • 請求書
  • 本人確認書類
  • A:以下からいずれか1点のコピー
    運転免許証
    旅券(パスポート)
    マイナンバーカード(表面のみ)
    身体障がい者手帳
    在留カード
    特別永住者証明書
    
  • B:上記Aの書類をお持ちでない方は、以下のいずれか2点のコピー
    各種健康保険被保険者証(有効期限内のもの)
    各種年金手帳(有効期限内のもの)
    戸籍謄本または妙本(発行日より30日以内のもの/原本のみ)
    住民票(発行日より30日以内のもの/原本のみ)
    印鑑登録証明書(発行日より30日以内のもの/原本のみ)
    (郵送による返信を希望される場合)返信郵送代実費額の切手
    ※金額については事前にお問い合わせください。
  ■代理人請求の場合
  • 請求書
  • 本人および代理人確認書類(上記AもしくはB)
  • (「法定代理人」による請求の場合)
    戸籍謄本等法定代理人の資格を証明する書類
    ※発行日より30日以内のもの
  • (「任意代理人」による請求の場合)
  • 委任状
  • (郵送による返信を希望される場合)本人限定受取郵便にて返送金額分の切手
    ※金額については事前にお問い合わせください。
• (3)当社からの回答方法
  • 請求書の回答希望先に記載の住所に郵便(本人限定受取郵便)またはメールにてお送りいたします。
    ※「@hpd-c.co.jp」からのメールが受信可能となるようあらかじめドメイン設定をお願いいたします。
• (4)注意事項
  • 記載や本人確認書類、手数料等に不備がある場合は、請求書に記載の「当社からの連絡先」へ、その旨をご連絡します。ただし、通知より2週間を経過しても再請求が無い場合、ご請求は無効となります。その際受領した書類および手数料等は返却せず、当社にて適切に処理いたします。
  • 必要書類の印刷、コピー代、本人確認書類等の取得費、郵送料など、開示等に関する諸費用はすべてご請求者様のご負担とさせていただきます。
  • 開示等のご請求により当社が取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用いたします。なおご提出いただいた各書類は返却いたしません。当社にて適切に処分いたします。
  • 本請求による保有個人データの開示により問題が発生した場合、当社は責任を負いかねますのでご了承ください。

10. 仮名加工情報

(1)当社は、仮名加工情報(他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報)を作成する場合には、個人情報保護法および関連する法令で定める基準に従い、適正な加工を施します。

(2)本ポリシーの「2.取得する目的について」「6.共同利用について」に掲げる利用目的に必要な範囲で、個人情報である仮名加工情報を利用し、利用目的を変更して他の目的で利用する場合には、変更後の利用目的を公表します。

(3)仮名加工情報の元の個人情報に係る本人を識別する目的で他の情報と照合しません。また、当社グループ施設間で共同利用を行う場合を除くほか、仮名加工情報である個人情報を第三者に提供しません。

(4)仮名加工情報を作成したとき、または仮名加工情報および当該仮名加工情報に係る削除情報等を取得したときは、本ポリシーの「4.安全管理について」に定めるほか、仮名加工情報および当該仮名加工情報に係る削除情報等について、法令の定めに基づき安全管理措置を講じます。

11. 匿名加工情報

(1)当社は、匿名加工情報(特定の個人を識別することができないように個人情報を加工し、当該個人情報を復元できないようにした情報)を作成する場合には、個人情報保護法および関連する法令で定める基準に従い、適正な加工を施します。

(2)匿名加工情報の元の個人情報に係る本人を識別する目的で他の情報と照合しません。また、匿名加工情報を作成した場合、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表します。また第三者に対して提供する場合、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

(3)匿名加工情報を作成したとき、匿名加工情報の作成に用いた個人情報から削除情報および個人識別符号並びに行った加工方法に関する情報の漏えいを防止するため、本ポリシーの「4.安全管理について」に定めるほか、法令の定めに基づき安全管理のための措置を講じます。

12. 第三者のウェブサイトまたはアプリケーションにおける個人情報の取り扱いについて

当社ウェブサイトは、本ポリシーに則り、個人情報の取り扱いに最大限の注意を払っていますが、当社ウェブサイトに掲載したリンク先の第三者のウェブサイトやアプリケーションにおけるお客様等の個人情報の取り扱いについては、当社は一切の責任を負いません。お客様等で、当該ウェブサイトの個人情報に関する規約等をご確認の上、ご利用ください。

13. プライバシーポリシーの改定について

当社は、関連法令や社会環境の変化などに応じて、事前の予告なく、本ポリシーを改定する場合がございます。最新の情報についてはウェブサイトを随時ご確認ください。確認をされていなかったことに起因するトラブルに関しては、当社は一切責任を負いかねますので予めご了承ください。

14. 個人情報に関するご相談、ご質問等お問い合わせ窓口

• • 〒904-0416　沖縄県国頭郡恩納村山田3425-2
    株式会社エイチピーデイコーポレーション
    ルネッサンス リゾート オキナワ　経理宛
    ※質問等連絡先　
    Eメール：privacy@hpd-c.co.jp　
    電話番号：098-965-0707

1.クッキーとは

クッキーとは、ウェブサイトを訪問した際にブラウザに保存される小さなテキストファイルです。これにより、ウェブサイトはユーザーの訪問や活動に関する情報を記憶することができます。クッキーおよびその関連技術を使用することで、訪問者をそれぞれ区別しており、訪問者の端末やブラウザ設定に合わせた最適な表示を行い、記録された過去の閲覧履歴を用いて、お客様等の関心に合わせた情報の提供や広告配信などに使用します。

2. クッキーの種類と目的

当社では3種類のクッキーを使用しています。

• • 必須クッキー：
    ウェブサイトの基本的な機能やセキュリティ機能を支えるために必要不可欠なクッキーです。これらのクッキーは、ユーザーがウェブサイトを利用する際に常に有効となっており、ユーザーの同意を得ることなく使用されます。
    具体的には、以下のような機能をサポートします：
  • ユーザーのログイン状態の維持
  • ショッピングカートの管理
  • セキュリティ設定の保存
  • ページナビゲーションの支援

• • 解析クッキー：
    当社ウェブサイトがどのように利用されているかを把握するためのクッキーです。各ページの訪問者数、一回のアクセスでどれだけのページを移動したか等の利用状況や、エラーの有無を把握し、当社ウェブサイトの継続的な改善に役立てます。この目的のため、当社はGoogle Analyticsを使用しています。お客様等のアクセス状況を、Google社が収集、記録、分析し、その情報を元に、当社ウェブサイトの品質の向上を行います。Google Analyticsにより収集、記録、分析されたお客様等の情報は匿名で処理されているため、特定の個人を識別する情報は一切含まれませんが、広告配信等に利用されることがあります。

• • マーケティングクッキー：
    外部の広告配信サービス提供会社によって設定され、サイトへのアクセス情報やログイン時の属性情報などを記録し、お客様等の興味関心に応じた広告を配信するために使用されます。このクッキーが個人情報を直接保存することはありませんが、Google、Meta、Yahoo JAPAN等お客様等が同社の登録ユーザーである場合、ウェブサイトの閲覧履歴が、同社のお客様等の登録情報に紐づく形で管理されることがあります。本クッキーが作成する情報については、外部の広告配信サービス提供会社の規定に従い取扱われます。本クッキーをブロックすることもでき、ブロックした場合は、ターゲットを絞らない、より一般的な広告が表示されるようになります。このクッキーにより収集される情報は、外部の広告配信サービス提供会社のプライバシーポリシー等の規定に従い取扱われます。

H.P.D. Corporation and our group companies*1 (hereinafter referred to as " Company", “we”, “us”, or “our”) recognize the importance of the social responsibility of a corporation to protect the personal information of its customers, suppliers, applicants for employment including internship applicants, employees, officers, and other Company members (hereinafter collectively referred to as "the Customers") in the operation of our group facilities*2 (which is personal information as defined in Article 2 of the Act on the Protection of Personal Information/hereafter referred to as "Personal Information"), and will comply with laws, regulations, guidelines, etc. regarding the protection of Personal Information and handle it appropriately.
*1: Our group companies mean H.O.S. and Tsuruya Hotel and Okinawa Marine Research Center.
*2: Our group facilities mean Renaissance Okinawa Resort, Coco Garden Resort Okinawa, Aoawo Naruto Resort, Kissho CAREN, Tsuruya Kisshotei, Kissho Yamanaka, and Kagari Kisshotei.

1.Types of Personal Information We Collect

The types of Personal Information Our Company may collect and retain include:

• (1)Personal information received from the Customers:
  • ①Basic information(name, address, gender, date of birth, nationality, e-mail address, telephone number, passport number, etc.):
  • ②Ancillary information(anniversaries, preferences, allergies, etc.):
  • ③Payment information (credit card number, bank account number, etc.):
  • ④Facility service usage status (history of lodging, activity, shopping, etc.):
  • ⑤Details of communications (e-mails, website form entries, letters, etc.):
  • ⑥Information provided directly or indirectly by the Customers in connection with the provision of our services:
• (2)Personal Information of our business partners:
  • ①Name, cell phone number, position and other information of the person in charge:
  • ②Other information obtained due to need in order to conduct business:
• (3)Personal Information related to recruitment and job offer:
  • ①Information filled out in application forms:
  • ②Content of interviews, telephone calls, e-mails, etc. for the purpose of employment selection and hiring procedures:
• (4)Personal Information related to members of our Company including employees, directors and others:
  • ①In addition to the information in (3) above, information required to be obtained in accordance with laws and regulations on work and employment as well as Company regulations, such as bank accounts for salary remittance, health information, etc.:
• (5)Information automatically collected by browsing our website:
  • ①Device information, log information, cookies, anonymous IDs, location information, IP addresses, etc.:
• (6)Information automatically collected through security systems:
  • ①Images from security cameras, history of card key use, etc.

2.Purposes to Collect Personal Information

We will collect and use Personal Information within the scope of the following purposes. In the event that we intend to use Personal Information beyond the stipulated scope, we will obtain the prior consent of the individual in question before processing the information, except as otherwise provided by law:

• (1)Personal Information of the Customers:
  • ①To provide services and products to the Customers:
  • ②To confirm reservations and respond to inquiries from the Customers:
  • ③To fulfill contractual obligations to related parties (e.g., travel agencies) or outside vendors (e.g., credit card companies, airlines) in connection with travel arrangements:
  • ④To distribute invitations and e-mails regarding our products, events, etc.:
  • ⑤To conduct sweepstakes and campaigns ,or send questionnaires for the purpose of improving services:
  • ⑥To manage membership information and provide services to members of our membership program:
  • ⑦To deliver behaviorally targeted advertising using Internet ad-serving companies:
  • ⑧To understand usage conditions and analyze behavior for the purpose of improving, enhancing, and developing our product:
  • ⑨To respond to legal obligations, laws and ordinances, or notices and guidance from administrative authorities:
  • ⑩To respond to emergencies, accidents, disasters, etc.
  • ⑪For operations related to the above purposes
  • ⑫For other purposes of use separately specified at the time of collecting Personal Information:
• (2) Personal Information of our business partners:　
  • ①To enter into and execute contracts with business partners for the purpose of providing services and products related to our business, and to carry out outsourcing and other necessary operations:
  • ②For other purposes of use separately specified at the time of collecting Personal Information:
• (3) Personal Information of job applicants:
  • ①To execute contracts related to employment screening and hiring procedures, and to perform other necessary tasks:
  • ②To respond to inquiries, requests for information materials, etc.:
  • ③For other purposes of use separately specified at the time of collecting Personal Information:
• (4) Personal Information of members of our Company including employees, directors and others:
  • ①To calculate and pay salaries and related works
  • ②To manage the safety, personnel, labor, and welfare of members of our Company and to perform related tasks
  • ③For other purposes of use separately specified at the time of collecting Personal Information:

3.How We Collect Personal Information

We will collect Personal Information in the following ways. The Customers always have the rights to make choices about the provision of Personal Information. However, if you refuse to provide Personal Information, such as not revealing your name, you may not be able to use some of our services.

• (1) Directly from the Customers
  • We may collect Personal Information through telephone calls, written documents, business cards, verbal communication, websites, applications, and other means, when making reservations or using our group facilities, creating an account on our group facilities' website, responding to surveys, participating in drawings or sweepstakes, applying for or using services provided by our group facilities, or in connection with recruitment or business communications.
• (2) From the Customers’ devices and the Company’s networks
  • Our Company may collect Personal Information automatically through cookies and related technologies from the Customers’ devices when the Customers use the Company’s websites or other online contents of our group facilities
• (3) From companies which legitimate right has been conferred from the Customers
  • We may collect Personal Information from companies like the following, which the Customers have contracted in order to use our group facilities, and which have been selected by our group facilities.
    e.g., Travel agency used by the Customers or airlines as their means of transportation
    Credit card companies which the Customers use for payment, etc.
• (4) From publicly available information
  • We may collect Personal Information from newspapers, the Internet including social networking sites, telephone directories, publications, and other written materials.
• (5) When we ask for Personal Information from other sources than those listed above, we will clearly explain the purpose and content of the request and obtain the minimum necessary information.

4.Safety Management

In handling Personal Information, we will comply with the Act on Protection of Personal Information and other relevant legal standards and take the following measures.

• Necessary precautions and safety measures to prevent leakage, unauthorized access, loss, destruction, falsification, etc.:
• Periodic improvement of the information management system:
• Establishment of a secure organizational structure:
• Establishment, ongoing review and improvement of internal regulations and specific rules for the handling of Personal Information:
• Regular education and training to ensure that all employees are familiar with its contents:
• Physical safety measures for equipment and facilities that handle Personal Information:
• Appropriate supervision of contractors to whom Personal Information is entrusted (e.g., Clear statement on safety management in the contract).
• ※SSL：Our websites use SSL (Secure Sockets Layer) as encryption technology. Personal Information and credit card numbers transmitted by the Customers are automatically encrypted by SSL, so that even if they are seen by a third party during transmission, the contents cannot be read. However, this does not guarantee a completely secure environment.

5.Disclosure and Provision to Third Party

We will not disclose or provide Personal Information of the Customers to third parties except in the following cases:

• When we have the consent of the person concerned:
• When used jointly with our group facilities for the purpose of use that we have clearly stated:
• When providing information to contractors within the scope of the stated purpose of use in order to provide services to the Customers:
• When providing information to third parties in the form of statistical information that does not identify individuals for the purpose of research and analysis of usage trends and improvement of the services provided:
• When we are requested to provide the information under laws and regulations:
• When it is necessary for the protection of a person's life, body, mind, property, or public health, and when it is difficult to obtain the consent of the Customers:
• When it is necessary to cooperate with a national or local government, or an individual or entity entrusted by those, in the execution of public affairs, and obtaining the consent of the person concerned is likely to impede the execution of such affairs:
• When the person concerned explicitly requests disclosure or provision of the information to third parties:
• When the right to manage Personal Information is transferred as a result of the succession of business due to a merger, etc.

6.Joint Use of Personal Information

We will share Personal Information of the Customers, as follows, subject to the necessary protection measures.

• (1) Scope of the joint use
  • Our group facilities
• (2) Purpose of joint use
  • Purposes stipulated in ”2. Purposes to Collect Personal Information”
• (3) Information subject to joint use
  • Types of Personal Information stipulated in ”1. Types of Personal Information We Collect”
• (4) Party responsible for the management of joint use
  • H.P.D. Corporation

7. Retention Period

We will retain Personal Information collected from the Customers as long as it is necessary for the purposes of use described in this policy. The specific retention period will be determined based on the purpose for which Personal Information is acquired and processed, the nature of Personal Information, and the legal or business necessity. After the retention period has elapsed, Personal Information will be erased or anonymized in a secure manner.

8. Use of Cookies

A cookie is a technology that stores access information to the Company's website in the computer or mobile device of the Customers. The Company's website uses cookies to analyze browsing and usage conditions and to provide appropriate information to the Customers. If you wish, you can stop or disable the cookie function of your browser, but some of the services on our website may not function properly. Please contact the provider of your browser or refer to the Cookie Policy for information on how to set up your browser.

9. Procedures for Disclosure, Correction, Suspension of Use, etc. of Personal Information

When a person or his/her proxy makes a request for disclosure, notification of purpose of use, correction or addition of content, partial deletion, suspension of use ,total deletion, disclosure of records of provision to third parties, or suspension of provision to third parties (hereinafter collectively referred to as " the Requests") regarding Personal Information held by us, the prescribed required documents should be submitted by sending documents (by registered mail ) to the Contact below, and we will promptly respond to your request within a reasonable period of time and to the extent necessary (a fee equivalent to the actual cost will be charged, depending on the details of the Requests). However, we may decline such requests in the following cases: if the Requests violate laws and regulations; if the Requests may harm the life, body, property, or other rights or interests of the person concerned or a third party; if the Requests may seriously impede the proper conduct of our business; if the relevant personal information does not exist; if the identity of the person making the Requests cannot be verified; or if the person making the Requests does not pay the prescribed fee.

• (1)Mailing address for documents
  • Send To:

    Accounting,Renaissance Okinawa Resort
    H.P.D. Corporation
    3425-2 Yamada, Onna-son, Kunigami-gun, Okinawa, Japan,〒904-0416
    ※Contact for inquiries：
    E-mail privacy@hpd-c.co.jp
    tell：098-965-0707

• (2) Required documents
  ■When the person concerned makes the Requests
  • Application Form
  • dentification documents
  • A:Copy of one of the following
    Driver's License
    Passport
    Individual Number Card (front side only)
    Disability Certificate
    Residence Card
    Special Permanent Resident Certificate
  • B:Copies of any two of the following, if you do not have the documents listed in A above,
    Any Health Insurance Card (within expiration date)
    Any Pension Book (within expiration date)
    Transcript or Extract of Family Register (within 30 days of issue /original only)
    Certificate of Residence (within 30 days of issue /original only)
    Certificate of Seal Registration (within 30 days of issue /original only)
  • If you wish to receive a reply by mail, postal stamps for the equivalent amount of return postage
    ※Please inquire in advance about the amount.
  ■When a proxy makes the Requests
  • Application Form
  • Documents to certify the person concerned and the proxy (A or B above)　
  • (If the proxy is a legal representative)
    Documents proving the qualification of the legal representative, such as a copy of the family register (within 30 days of issue)
  • (If the proxy is an arbitrary proxy)
  • Letter of Proxy
  • If you wish to receive a reply by mail, postal stamps for the equivalent amount of return postage
    ※Please inquire in advance about the amount.
• (3)How we reply
  • We will send the documents by postal mail (ID confirmation delivery service) or E-mail to the address for response indicated on the Application Form.
    ※Please set up your domain for @hpd-c.co.jp in advance so that you can receive emails from us.
• (4)Notes
  • In the event that there are any deficiencies in the description, identification documents, fees, etc., we will notify the applicant of such deficiencies to “Your Contact from Us" indicated on the Application Form. However, if no second request is made within 2 weeks of the notification, the Requests will be deemed invalid. In such cases, the documents, fees and other submission which have been once received will not be returned, but we will dispose them appropriately.
  • All costs related to disclosure and other requests, including printing and photocopying costs of necessary documents, acquisition costs of identification documents, and postage costs, etc., shall be borne by the requesting party.
  • Personal Information obtained by us in response to a request for disclosure and other requests, will be used only to the extent necessary for the procedures. Documents to be submitted will not be returned. We will dispose of them appropriately.
  • Please note that we are not responsible for any problems that may occur as a result of the disclosure of retained personal data in response to this request.

10. Pseudonymized Personal Information

(1)When we create pseudonymized personal information which is the information about an individual obtained by processing personal information so that the individual cannot be identified unless it is cross-checked with other information, we will process the information appropriately in accordance with the standards set forth in the Act on Protection of Personal Information and related laws and regulations.

(2)We will handle pseudonymized personal information to the extent necessary for the purposes of use listed in "2.Purposes to Collect Personal Information " and "6. Joint Use of Personal Information“ in the policy. If we change the purpose of use and use it for other purposes, we will publicly announce the changed purpose of use.

(3)We will not verify pseudonymized personal information with other information for the purpose of identifying the individual to whom the information pertains. In addition, we will not provide such information to a third party, except in the case of joint use among our group facilities.

(4)When we create pseudonymized personal information or obtain pseudonymized personal information as well as deleted information which is related to pseudonymized personal information, we will take security control measures for such information in accordance with laws and regulations, in addition to the provisions of the policy "4.Safety Management”.

11.Anonymized Personal Information

(1)When creating anonymized processed information, which is the processed information that cannot be identified as a specific individual and be recovered, we will process the information appropriately in accordance with the standards set forth in the Act on Protection of Personal Information and related laws and regulations.

(2)We will not verify anonymized processed information with other information for the purpose of identifying the individual to whom the information pertains. In addition, when we create anonymized processed information, we will publicly disclose the items of personal information contained in such anonymized processed information. When providing anonymized processed information to a third party, we will clearly state that the information is such information.

(3)When creating anonymized processed information, in order to prevent the leakage of information related to deleted information, personal identification codes, and processing methods from personal information used to create anonymized processed information, we will take measures for safety management in accordance with laws and regulations, in addition to the provisions of the policy "4.Safety Management”.

12.Handling of Personal Information on Third Party Websites or Applications

While we take the utmost care in handling Personal Information on our website in accordance with this policy, we assume no responsibility for the handling of personal information by third party websites or applications posted on our website. The Customers should check the terms and conditions regarding personal information on such websites or applications before using them.

13. Revision of Privacy Policy

We may revise this policy without prior notice in response to changes in related laws and regulations or the social environment. If you would like to check the latest information, visit our websites. Please note that the Company will not be held responsible for any problems arising from failure to check our websites.

14. Business Contact for Consultations or Inquiries Concerning Personal Information

If you have any questions or concerns about the personal information we handle, please contact us at the following address.

• • Accounting, Renaissance Okinawa Resort
    H.P.D. Corporation
    3425-2 Yamada, Onna-son, Kunigami-gun, Okinawa, Japan, 〒904-0416
    E-mail：privacy@hpd-c.co.jp　
    Phone：098-965-0707

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